Βιογραφικά σημειώματα. Είτε τα αγαπάτε είτε τα μισείτε, πιθανότατα θα χρειαστείτε ένα όταν κάνετε αίτηση για δουλειά. Το βιογραφικό σημείωμα έχει να παίξει έναν συγκεκριμένο τακτικό ρόλο στην αναζήτησή σας – να σας εξασφαλίσει τη συνέντευξη. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι καλύπτει μερικά κριτήρια για να κάνει αυτή τη δουλειά, διότι, ακόμη και αν εκμεταλλευτείτε το δίκτυό σας, αργά ή γρήγορα, θα χρειαστεί να μοιραστείτε το βιογραφικό σας με τον υπεύθυνο πρόσληψης.
Ενώ υπάρχουν πολλές συμβουλές που καλύπτουν το πώς να δημιουργήσετε ένα ισχυρό βιογραφικό σημείωμα: να επικεντρωθείτε στις σχετικές δεξιότητες και να συμπεριλάβετε λέξεις-κλειδιά από την περιγραφή της θέσης εργασίας, μεταξύ άλλων συμβουλών – λιγότερα έχουν διαδοθεί για το τι πρέπει να αποφύγετε. Αλλά η κατανόηση των κοινών λαθών που κάνουν οι υποψήφιοι για εργασία και ο τρόπος αντιμετώπισής τους είναι εξίσου σημαντική με το να γνωρίζετε τι κάνει ένα βιογραφικό να ξεχωρίζει. Μπορεί να είναι η διαφορά που θα σας κάνει να ξεχωρίσετε από τους ανταγωνιστές σας και θα σας βοηθήσει να πάρετε αυτή τη συνέντευξη.
Ακολουθούν τέσσερα συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι περισσότεροι άνθρωποι κατά τη σύνταξη ενός βιογραφικού σημειώματος, πώς να τα αποφύγετε και τι να κάνετε αντ’ αυτού.
1. Συμπερίληψη μη σχετικής εργασιακής εμπειρίας
Στην πρώτη μου δουλειά στο τμήμα προσλήψεων, προσέλαβα 100 υπαλλήλους μέσα σε ένα χρόνο και διάβασα χιλιάδες βιογραφικά. Λίγα χρόνια αργότερα, ως μάνατζερ, προσέλαβα αρκετούς άμεσους αναπληρωτές και τώρα, ως σύμβουλος, βελτιώνω τα βιογραφικά των πελατών μου. Ένα λάθος που βλέπω συχνά να κάνουν οι άνθρωποι είναι να συμπεριλαμβάνουν υπερβολικά πολλή άσχετη εμπειρία.
Ενώ οι προηγούμενες εργασιακές σας εμπειρίες είναι σημαντικές και σας κάνουν αυτό που είστε, δεν χρειάζεται να αναγράφονται όλες στο βιογραφικό σας σημείωμα. Επικεντρωθείτε σε ό,τι είναι σχετικό με τη θέση εργασίας.
Αν θέλετε να υποβάλετε αίτηση για μια entry-level θέση μάρκετινγκ, για παράδειγμα, και η εργασιακή σας εμπειρία περιλαμβάνει την προϋπηρεσία σας ως ταμίας, babysitter και ασκούμενη στο τμήμα μάρκετινγκ μιας εταιρείας τεχνολογίας – συμπεριλάβετε μόνο τον τελευταίο ρόλο. Κινδυνεύετε να αποδυναμώσετε την ισχυρότερη εμπειρία σας αν την τοποθετήσετε στο τέλος της λίστας ή αν την περιβάλλετε με άλλες, λιγότερο εφαρμόσιμες εργασίες.
Διπλασιάστε αυτή την πρακτική άσκηση και κάντε μια ισχυρή δήλωση επεκτείνοντας τη συμβολή σας στην εταιρεία κατά τη διάρκεια εκείνης της περιόδου. Συμπεριλάβετε τυχόν μετρήσεις που αποδεικνύουν τον αντίκτυπο της εργασίας σας (“αύξησα το Instagram κατά 20%”) και, όπως προαναφέρθηκε, επικεντρωθείτε ειδικά στις δεξιότητες που αναφέρονται στην περιγραφή της θέσης εργασίας (“διεξήγαγα έρευνα για τις τάσεις της αγοράς”).
Εάν το βιογραφικό σας φαίνεται λιτό, συμπεριλάβετε τις άλλες εμπειρίες σε μια ξεχωριστή κατηγορία με τίτλο “πρόσθετη εργασιακή εμπειρία” ή προσθέστε μια ενότητα που να επισημαίνει τις εθελοντικές δραστηριότητες που αποτελούν παράδειγμα δεξιοτήτων που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε στον συγκεκριμένο ρόλο.
Φροντίστε να επιλέγετε δραστηριότητες ή εργασίες που είναι πρόσφατες. Για παράδειγμα, αν ήσασταν φιναλίστ σε έναν σχολικό διαγωνισμό πριν από 10 χρόνια, αυτό μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό σήμερα. Ήμουν μέλος της εθνικής ομάδας βόλεϊ νέων της Ρουμανίας, και παρόλο που αυτό ήταν σχετικό στις αρχές της καριέρας μου, δεν το συμπεριλαμβάνω στο βιογραφικό μου τώρα – ήταν πριν από πολύ καιρό. Το αναφέρω, ωστόσο, μερικές φορές κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων για να δημιουργήσω μια σύνδεση με έναν συνεντευκτή που ήταν επίσης επαγγελματίας αθλητής.
Αντιμετωπίστε τις προηγούμενες εμπειρίες σας με τον ίδιο τρόπο: Συμπεριλάβετε τις πιο σχετικές στο χαρτί και κρατήστε τις υπόλοιπες στο τσεπάκι σας, σε περίπτωση που είναι χρήσιμο να τις αναφέρετε αργότερα, κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.
2. Χάνετε χρόνο για να προσαρμόσετε το βιογραφικό σας
Μπορεί να έχετε ακούσει τη συμβουλή “προσαρμόστε το βιογραφικό σας για κάθε ρόλο στον οποίο κάνετε αίτηση”. Ενώ είναι προς όφελός σας να προσαρμόσετε το βιογραφικό σας ώστε να ταιριάζει καλύτερα με την περιγραφή της θέσης εργασίας, η υπερβολική προσαρμογή του βιογραφικού σας για κάθε αίτηση μπορεί να είναι χάσιμο χρόνου – και να καταλήξει να επιβραδύνει την αναζήτησή σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν επικεντρώνεστε στην εξασφάλιση μιας συγκεκριμένης θέσης που έχει έναν τυπικό τίτλο εργασίας όπως “συντονιστής μάρκετινγκ”, “συνεργάτης πωλήσεων” ή “διοικητικός βοηθός”.
Εφόσον οι θέσεις εργασίας για τις οποίες κάνετε αίτηση ανήκουν στην ίδια κατηγορία, πιθανότατα δεν χρειάζεται να ξαναγράψετε ολόκληρο το βιογραφικό σας για κάθε αίτηση. Όμως, χρειάζεται να έχετε ένα ισχυρό βιογραφικό σημείωμα που θα ξεχωρίζει σε ένα πλήθος παρόμοιων αιτήσεων.
Πώς το κάνετε αυτό;
Για να γλιτώσετε λίγο χρόνο, ακολουθεί μια πιο αποτελεσματική στρατηγική:
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να κάνετε αίτηση για θέσεις εργασίας “συνεργάτης μάρκετινγκ” σε διάφορες εταιρείες. Πρώτον, βρείτε και αποθηκεύστε 10 έως 20 περιγραφές θέσεων εργασίας για θέσεις “συνεργάτη μάρκετινγκ” σε οργανισμούς στους οποίους θα μπορούσατε να υποβάλετε αίτηση. Εισάγετε το συνδυασμένο κείμενο αυτών των περιγραφών σε ένα εργαλείο GenAI όπως το ChatGPT. Στη συνέχεια, δώστε στο εργαλείο GenAI την ακόλουθη προτροπή: “Ποιες είναι 10 έως 20 από τις πιο κοινές αρμοδιότητες σε αυτές τις περιγραφές θέσεων εργασίας;”
Ως τελευταίο βήμα, ενημερώστε το βιογραφικό σας σημείωμα, τονίζοντας τις εμπειρίες, τις δεξιότητες και τα επιτεύγματα που αντικατοπτρίζουν αυτές τις κοινές αρμοδιότητες. Και πάλι, ο στόχος είναι να αντικατοπτρίζετε στενά τις αρμοδιότητες από την περιγραφή της θέσης εργασίας και να συμπεριλάβετε λέξεις-κλειδιά που θα κάνουν το βιογραφικό σας αξιοπρόσεκτο.
Εάν το βιογραφικό σας σημείωμα λέει: “Υποστήριξε την απόκτηση νέων πελατών” και το κοινό κείμενο από τις περιγραφές θέσεων εργασίας είναι: “Συμμετείχε σε δραστηριότητες πωλήσεων για την προώθηση της ανάπτυξης νέων επιχειρηματικών καναλιών”, μπορείτε να τροποποιήσετε τη γλώσσα σας έτσι: “Συμμετείχε σε δραστηριότητες πωλήσεων για την απόκτηση νέων πελατών και την ανάπτυξη νέων επιχειρηματικών καναλιών”.
Αν κάνετε αυτή την άσκηση, θα έχετε ένα αξιόπιστο βιογραφικό σημείωμα που θα χρειάζεται σπάνια να ενημερώνετε, επιτρέποντάς σας να επιταχύνετε την αναζήτησή σας και να αυξήσετε τις πιθανότητες να πάρετε συνέντευξη σε περισσότερους από έναν οργανισμούς.
3. Υπερβολικός σχεδιασμός του βιογραφικού σας
Το βιογραφικό σας σημείωμα θα είναι ένα από τα δεκάδες ή εκατοντάδες που θα δει ο υπεύθυνος προσλήψεων και ο διευθυντής προσλήψεων. Εκείνοι (ή ένα εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης) θα αφιερώσουν μόλις λίγα δευτερόλεπτα για να το σκανάρουν προτού αποφασίσουν αν θα σας προωθήσουν στο στάδιο της συνέντευξης. Πολύ συχνά, οι υποψήφιοι για εργασία κάνουν το λάθος να υπερσχεδιάζουν το βιογραφικό τους ή να περιλαμβάνουν δημιουργικά σχέδια που το καθιστούν δυσνόητο.
Για να σας δώσω μια ιδέα: Όταν ήμουν υπεύθυνος προσλήψεων για θέσεις εργασίας μεγάλου όγκου, εξέταζα κάθε βιογραφικό σε λίγα δευτερόλεπτα, αναζητώντας τις λέξεις που ταίριαζαν με το άνοιγμα της θέσης εργασίας μου. Αν το βιογραφικό είχε έξυπνο σχεδιασμό, μου πήρε μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να τοποθετηθώ στη σελίδα, και τις περισσότερες φορές, δεν είχα αυτά τα επιπλέον δευτερόλεπτα. Μια ασυνήθιστη διάταξη μπορεί επίσης να διαταράξει τις αιτήσεις που υποβάλλονται μέσω ενός συστήματος παρακολούθησης. Σε αυτή την περίπτωση, το βιογραφικό σας θα γίνει ένα τυχαίο χάος μέχρι να φτάσει στον υπεύθυνο προσλήψεων.
Έτσι, κρατήστε τη δημιουργικότητα και τις αποχρώσεις σας για το στάδιο της συνέντευξης. Μπορείτε να διευκολύνετε τη δουλειά του υπεύθυνου προσλήψεων κρατώντας το βιογραφικό σας απλό και καλά οργανωμένο. Εάν είστε υποψήφιος αρχάριου επιπέδου με λιγότερους σχετικούς ρόλους που πρέπει να αναδείξετε, στοχεύστε σε έκταση μιας σελίδας. Μόλις έχετε περισσότερα από πέντε ή 10 χρόνια εργασιακής εμπειρίας, η ύπαρξη δύο σελίδων είναι εντάξει και συχνά, απαραίτητη.
Διατηρήστε τον σχεδιασμό απλό, ακόμη και βαρετό. Προγράμματα όπως το Microsoft Word διαθέτουν απλά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για έμπνευση. Συνιστώ να χρησιμοποιήσετε ένα τυποποιημένο πρότυπο και να οργανώσετε το βιογραφικό σας κατά μήκος των εξής γραμμών: δήλωση σκοπού, δεξιότητες, εκπαίδευση και μαθήματα που έχουν ολοκληρωθεί, εργασιακή εμπειρία, πιστοποιητικά που αποκτήσατε και εθελοντικές δραστηριότητες (εάν είναι σχετικές). Αν έχετε εργασιακή εμπειρία που θέλετε να αναδείξετε αμέσως, αντικαταστήστε την εκπαίδευση με την εμπειρία, καθώς η εμπειρία έχει μεγαλύτερη βαρύτητα.
Τέλος, προσπαθήστε να διατηρήσετε ένα συνεπές και επαγγελματικό στυλ μορφοποίησης σε όλο το βιογραφικό σας σημείωμα. Οι ασυνεπείς γραμματοσειρές, στυλ ή διαστήματα μπορεί να κάνουν το βιογραφικό σας να φαίνεται αδόκιμο. Συνιστώ να χρησιμοποιείτε καθαρές γραμματοσειρές που διαβάζονται εύκολα, όπως Arial, Cambria ή Times New Roman. Και αν έχετε μόνο μια πρόταση που περνάει σε μια δεύτερη σελίδα, βρείτε έναν τρόπο να την επαναφέρετε στην προηγούμενη σελίδα.
4. Δίνετε την εντύπωση ενός πρωτάρη
Όταν διαβάζω βιογραφικά σημειώματα, μια λεπτομέρεια που τείνει να μου κάνει εντύπωση -με αρνητικό τρόπο- είναι μια περίεργη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν αστείες ή προσβλητικές λέξεις, άλλα περιλαμβάνουν αριθμούς που μοιάζουν με τα γενέθλια του αιτούντος και άλλα είναι ένα προφανώς τυχαίο σύνολο γραμμάτων και αριθμών.
Θα μπορούσατε να ισχυριστείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σχετίζεται με τη θέση εργασίας- αλλά λέει κάτι για την προσπάθεια που κατέβαλε ο υποψήφιος για να μάθει τους κανόνες σύνταξης βιογραφικών σημειωμάτων. Η δημιουργία μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δωρεάν και μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα διεύθυνση την οποία θα χρησιμοποιείτε για επαγγελματικές δραστηριότητες, όπως η υποβολή αιτήσεων για θέσεις εργασίας. Ένα email με επαγγελματική εμφάνιση θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του υποψηφίου και να βρίσκεται σε έναν τομέα που δεν είναι ξεπερασμένος.
Άλλη μια συμβουλή: Μην ονομάζετε το αρχείο βιογραφικού σας “resume”. Το βιογραφικό σας μπορεί να είναι το μοναδικό βιογραφικό που έχετε, ωστόσο, οι υπεύθυνοι προσλήψεων βλέπουν χιλιάδες βιογραφικά και ένα βιογραφικό που ονομάζεται “βιογραφικό” είναι προορισμένο να βρεθεί σε λάθος θέση. Αντ’ αυτού, ονομάστε το έτσι ώστε να μπορεί εύκολα να συνδεθεί μαζί σας, όπως “Το όνομά σας_βιογραφικό σημείωμα”.
Τέλος, υποβάλετε το βιογραφικό σας σε μορφή PDF. Κάθε φορά που υποβάλλετε το βιογραφικό σας σε μορφή Word, παίρνετε ένα ρίσκο. Ένα σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων μπορεί να μπερδέψει τη μορφοποίηση, αφήνοντας τον υπεύθυνο προσλήψεων με έναν όγκο ανοργάνωτου κειμένου. Αυτό δεν συμβαίνει πάντα, αλλά γιατί να πάρετε αυτό το ρίσκο όταν μπορείτε εύκολα να το αποφύγετε;
Είναι αλήθεια ότι είστε κάτι περισσότερο από το βιογραφικό σας. Και υπάρχουν και άλλα μέρη της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων για εργασία όπου θα έχετε το ελεύθερο περιθώριο να επιδείξετε την προσωπικότητα και τη μοναδικότητά σας. Αλλά το βιογραφικό σημείωμα δεν είναι ένα από αυτά τα μέρη. Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα λάθη και το βιογραφικό σας θα έχει περισσότερες πιθανότητες να λάμψει και να παίξει τον τακτικό του ρόλο στην αναζήτηση εργασίας – να σας εξασφαλίσει αυτή τη συνέντευξη.
