Καθώς ο Covid-19 συνεχίζει να εξαπλώνεται στον κόσμο, όλο και περισσότερες εταιρείες αποφασίζουν να στείλουν τους εργαζόμενους τους σπίτι, με το work from home να γίνεται ο κανόνας αντί η εξαίρεση. Έτσι, τα meetings που τόσο καιρό λάμβαναν μέρος στα conference rooms, τώρα μεταφέρονται online. Πως πραγματοποιείς όμως ένα πετυχημένο online meeting;
Γίνε ο μαέστρος της ορχήστρας
Το άτομο που κάνει lead το meeting πρέπει να ενορχηστρώνει τη συζήτηση, παρά να αφήνει όλους τους εμπλεκόμενους να μιλούν χωρίς να βγαίνει κάποιο νόημα. Επίσης, πρέπει να φροντίζει ότι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και ειδικά αυτοί που για οποιοδήποτε λόγο δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν κάμερα και είναι συνδεδεμένοι μόνο με μικρόφωνο.
Κατάλαβε το context
Τα γραφεία συνήθως είναι σχεδιασμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να δίνουν μια αίσθηση ηρεμίας η οποία αυξάνει τη συγκέντρωση και άρα την παραγωγικότητα. Αυτό είναι κάτι που συνήθως δεν ισχύει και για τα σπίτια. Ρωτώντας τους παρευρισκόμενους στο διαδικτυακό meeting σχετικά με πιθανές αιτίες περισπασμού τους – από συζύγους, παιδιά και κατοικίδια μέχρι φασαρία έξω από το σπίτι, καταλαβαίνεις καλύτερα το περιβάλλον τους κι έτσι είσαι πιο κατανοητικός/ή σε περιπτώσεις έλλειψης προσοχής.
Σωστή προετοιμασία
Η σωστή προετοιμασία είναι το κλειδί, όπως αναφέρει η κρατική ιστοσελίδα της Κίνας που ανέβασε σχετικό περιεχόμενο. Δεν αρκεί μόνο να κατεβάσετε όλοι το σωστό software, πρέπει όλοι να το δοκιμάσουν ότι δουλεύει, ότι κανείς δεν αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα και ότι μπορούν όλοι να το χειριστούν με ευκολία.
Πότε να κάνεις διαδικτυακά meetings
Η αγγλική εφημερίδα The Guardian προτείνει να κάνεις διαδικτυακά meetings μόνο όταν είναι απολύτως αναγκαίο, ενώ ο αριθμός των παρευρισκόμενων πρέπει να διατηρείται όσο το δυνατόν πιο μικρός, για αποφυγή «τεχνολογικής βαρεμάρας» όπως την αποκαλεί, η οποία θα προκύψει στα άτομα που λαμβάνουν μέρος στο meeting αλλά στην ουσία δεν χρειάζονταν, καταλήγοντας να παρακολουθούν άσκοπα μια συζήτηση η οποία δεν τους ενδιαφέρει.
Αναζητάς προσωπικό; Επικοινώνησε με την ergodotisi τηλεφωνικώς στο 7000 7120 ή μέσω email στο companies@ergodotisi.com
