Τι κοινό έχουν ο συνεχής κατακλυσμός ηλεκτρονικών μηνυμάτων, οι περιττές συσκέψεις και οι φλύαροι συνάδελφοι; Είναι μερικοί από τους σημαντικότερους περισπασμούς στην εργασία. Ενώ πολλές παρεμβολές αφορούν την τεχνολογία, όπως τα smartphones, άλλες προκύπτουν από το κουτσομπολιό του γραφείου ή απλώς από την προσπάθεια να συγκεντρωθείτε σε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με μια έκθεση της εταιρείας λογισμικού Unily, σχεδόν οι μισοί εργαζόμενοι αποσπούν την προσοχή τους τουλάχιστον μία φορά κάθε 30 λεπτά κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Ακόμη πιο σοκαριστικό είναι το γεγονός ότι σχεδόν το ένα τρίτο των ερωτηθέντων αναφέρει ότι αποσπάται η προσοχή τους τουλάχιστον μία φορά κάθε 15 λεπτά.
Υπάρχουν πολλά πράγματα που διακυβεύονται όταν πρόκειται για περισπασμούς στην εργασία. Το πιο προφανές είναι η παραγωγικότητα. Σε έρευνα που διεξήχθη από το Udemy, το 50% των εργαζομένων δηλώνει ότι είναι σημαντικά λιγότερο παραγωγικοί λόγω των περισπασμών στον χώρο εργασίας. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, δεδομένου ότι, σύμφωνα με μια μελέτη, χρειάζονται κατά μέσο όρο 23 λεπτά και 15 δευτερόλεπτα για να επανέλθει κανείς στο πρόγραμμα μετά από μια διακοπή. Οι συνεχείς διακοπές έχουν επίσης συναισθηματικό αντίκτυπο, ο οποίος επηρεάζει αρνητικά το ηθικό του γραφείου. Στην ίδια μελέτη, το 34% των ερωτηθέντων παραδέχεται ότι τους αρέσει λιγότερο η δουλειά τους λόγω των περισπασμών στη δουλειά. Το γεγονός ότι η απομακρυσμένη εργασία είναι διαδεδομένη σημαίνει επίσης αυξημένες πιθανές διακοπές. Οτιδήποτε, από τα παιδιά και τα κατοικίδια ζώα μέχρι έναν διανομέα στην εξώπορτά σας, μπορεί γρήγορα να εκτροχιάσει τη μέρα σας.
Για να μάθεις να μένεις συγκεντρωμένος χρειάζεται εκπαίδευση και πειθαρχία. Αν είστε έτοιμοι να μειώσετε τις διαταραχές και να μεγιστοποιήσετε το χρόνο σας, παρακάτω θα βρείτε εφτά εύκολους τρόπους για να μειώσετε τους περισπασμούς στη δουλειά.
Αποφύγετε το multitasking
Ενώ πολλοί άνθρωποι υποθέτουν ότι η ταυτόχρονη εργασία βελτιώνει την παραγωγικότητα, ο εγκέφαλός μας δεν είναι έτσι καλωδιωμένος. Οι έρευνες δείχνουν ότι η εναλλαγή μεταξύ εργασιών -ιδιαίτερα των γνωστικά απαιτητικών- μπορεί να οδηγήσει σε μείωση της παραγωγικότητας έως και 40%. Αντ’ αυτού, αποδεχτείτε το single-tasking, εστιάζοντας σε ένα έργο κάθε φορά. Με αυτόν τον τρόπο, είστε πιο αποτελεσματικοί και εκτελείτε εργασία υψηλότερης ποιότητας. Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει επίσης να εισέλθετε σε ένα στάδιο βαθιάς εργασίας, όπου είστε τόσο απορροφημένοι σε μια δραστηριότητα που επιτυγχάνετε μέγιστη
Βρείτε χρόνο για δομημένη απόσπαση της προσοχής
Αν και μπορεί να φαίνεται αντιφατικό, η πραγματοποίηση προγραμματισμένων διαλειμμάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας σας κάνει πιο αποδοτικούς. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι είναι πιο πιθανό να νιώσετε αναζωογονημένοι αφού απομακρυνθείτε από τον υπολογιστή. Μόλις αποκαταστήσετε το κίνητρο, είστε σε θέση να αυξήσετε την ικανότητά σας να συγκεντρωθείτε και να δημιουργήσετε νέες ιδέες. Ακόμα και μόνο το να σηκώνεστε για λίγα λεπτά κάθε ώρα καταπολεμάτε τη νωθρότητα και βελτιώνετε τη διάθεσή σας.
Εξαλείψτε τους περισπασμούς της απομακρυσμένης εργασίας
Η εργασία από το σπίτι συνοδεύεται από το δικό της σύνολο πιθανών περισπασμών. Για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, δημιουργήστε έναν ειδικό χώρο εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει ένα γραφείο και ένα ζευγάρι ακουστικά με προστασία από τον θόρυβο. Αν μπορείτε να κανονίσετε να έχετε έναν ειδικό χώρο γραφείου, ακόμα καλύτερα. Ορίστε όρια ώστε οι φίλοι και η οικογένεια να καταλαβαίνουν ότι δεν πρέπει να σας ενοχλούν κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Αν περιμένετε μια παράδοση, αφήστε ένα σημείωμα έξω με οδηγίες να μην χτυπάτε το κουδούνι. Επίσης, ασφαλίστε τους χνουδωτούς συντρόφους σας, ώστε να μη σας διακόπτουν κατά τη διάρκεια της επόμενης κλήσης σας στο Zoom. Τέλος, αν το σπίτι σας είναι πολύ ενοχλητικό, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να πάτε σε έναν χώρο συνεργασίας με ένα ήσυχο, επαγγελματικό περιβάλλον.
Εφαρμόστε το μπλοκάρισμα του χρόνου
Ο χρονικός αποκλεισμός σας επιτρέπει να χωρίζετε την ημέρα σας σε χρονικά τμήματα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αφιερώσετε κάθε κομμάτι σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτή η δομή διαχείρισης χρόνου είναι αποτελεσματική επειδή παρέχει δομή, βελτιώνει την οργάνωση και αυξάνει την εστίαση. Πρώτον, ιεραρχήστε εκ των προτέρων τα έργα και τις εργασίες σας. Στη συνέχεια, αναθέστε συγκεκριμένες χρονικές περιόδους για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να προγραμματίσετε χρόνο το πρωί για συσκέψεις που αφορούν την κατάσταση και αργά το απόγευμα για διοικητικές εργασίες, όπως ο έλεγχος των emails. Με αυτόν τον τρόπο, η ημέρα σας είναι χαρτογραφημένη εκ των προτέρων, γεγονός που εξαλείφει τους περισπασμούς.
Μειώστε τις περιττές συνεδριάσεις
Έρευνες δείχνουν ότι οι περιττές συσκέψεις μπορούν να κοστίσουν στις εταιρείες 100 εκατομμύρια δολάρια ετησίως. Εάν αισθάνεστε ότι σας αποσπούν την προσοχή οι πολλές συσκέψεις, κάντε στον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:
Έχει η συνάντηση ατζέντα;
Θα μπορούσε η συνάντηση να καλυφθεί με ένα ηλεκτρονικό μήνυμα;
Οι περισσότεροι από τους συμμετέχοντες ακούνε αντί να συμμετέχουν;
Αν απαντήσετε ναι σε αυτές τις ερωτήσεις, ίσως να μπορείτε να εργαστείτε ασύγχρονα, γεγονός που μπορεί να επιτρέψει πιο παραγωγικές συζητήσεις. Εναλλακτικά, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε στο ημερολόγιό σας ζώνες χωρίς συσκέψεις, ώστε να έχετε εγγυημένα χρόνο για απρόσκοπτη εργασία.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις
Το να απαντάτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κειμένου και Slack σε πραγματικό χρόνο μπορεί να είναι δελεαστικό. Δυστυχώς, αυτή η προσέγγιση μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρή απώλεια παραγωγικότητας. Για να εξαλείψετε τους περιττούς περισπασμούς στην εργασία, απενεργοποιήστε όλες τις ειδοποιήσεις. Ο στόχος είναι να ελέγχετε προληπτικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα μηνύματα κατά τη διάρκεια προγραμματισμένων ωρών κατά τη διάρκεια της ημέρας. Με τον ομαδικό έλεγχο των πάντων, είστε σε θέση να αποκτήσετε τον έλεγχο του ημερολογίου σας και να ελαχιστοποιήσετε τις διακοπές.
Θέστε όρια με τους συναδέλφους
Ένας φλύαρος συνάδελφος ή κάποιος που σας χτυπάει συνεχώς κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητά σας. Για να θέσετε υγιή όρια, ενημερώστε τους εκ των προτέρων ότι έχετε μόνο λίγα λεπτά για να κουβεντιάσετε. Στη συνέχεια, καθώς πλησιάζετε στη λήξη της εργασίας σας, ειδοποιήστε τους για την ώρα. Εάν είναι απαραίτητο, παρεμβαίνετε ευγενικά. Το πιο σημαντικό, επιβάλλετε τα όριά σας. Αν το αφήσετε να περάσει, θα τους ενθαρρύνετε να αγνοήσουν τα όριά σας στο μέλλον.
Οι ειδοποιήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ειδοποιήσεις κινητών τηλεφώνων και άλλες συνεχείς διακοπές μπορούν να σας κάνουν να χάσετε τον έλεγχο της εργάσιμης ημέρας σας. Ευτυχώς, μπορείτε να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας να εφαρμόζει συνήθειες εξοικονόμησης χρόνου. Εφαρμόζοντας αυτές τις στρατηγικές, θα ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς στη δουλειά, ενώ θα αυξήσετε την εστίαση, την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση από την εργασία σας.
